7 razones por las que recurrir a la tecnología para la organización de un evento

Todos sabemos ya que la tecnología en los entornos profesionales es una realidad que se consolida con el paso de los años. No sólo porque permite ahorrar costes, sino también porque ha agilizado y favorecido el desarrollo de cualquier producto o servicio. De hecho, hay sectores, como el de los eventos, que es casi imposible imaginarlos sin recurrir a ella.

La comunicación corporativa, el modo de planificar, ejecutar o evaluar este tipo de citas se ha transformado gracias a ella. Ahora, las emisiones en streaming, códigos QR, apps, tarjetas de visita electrónicas, redes sociales o las campañas de email marketing no sólo han agilizado estas acciones de comunicación, sino que también los han acercado más a sus participantes y los ha hecho más activos.

Tecnología en la organización de eventos

Tecnología en la organización de eventos

Pero para poder obtener el máximo beneficio de los entornos digitales en este tipo de acontecimientos, es fundamental conocer dónde la tecnología nos puede ayudar:

Mayor difusión

Ya hemos comentado en post anteriores la importancia de crear una web del evento como principal herramienta de difusión. Este tipo de plataformas, junto a un app propia, consiguen que los interesados puedan acceder al contenido en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Esto no sólo favorecerá a nivel informativo, sino también para aumentar la interacción entre los asistentes y su participación en las diferentes acciones que se van a desarrollar.

Una de las posibilidades que nos ofrece nuestro site es la integración de una plataforma de streaming, con la que llegar a todo ese público que no ha podido asistir. Sin duda, este tipo de acciones da imagen de profesionalidad y actualización. Para conseguir que funcione y que el resultado sea el esperado, hay que tener especial cuidado con la instalación del sonido, la imagen y el proveedor que nos va a prestar su servicio. Aunque existen compañías que lo ofrecen de forma gratuita, debes tener en cuenta si puede fallar cuando haya un gran número de usuarios registrados y conectados al mismo tiempo. Por eso, no te la juegues y contrata a profesionales que te aseguren que esto no va a pasar.

Favorece el networking 

Sin lugar a duda, la tecnología es una de las principales herramientas que fomentan esta práctica. ¿Cómo? A través de las apps propias, el intercambio de información en las redes sociales, los comentarios en los post de la página web o gracias a las acciones de engagement que la organización ha planificado a través de sus soportes online.

Agilidad

Seguro que todos recordaréis las colas antes de entrar a un congreso. Gracias al NFC, los códigos QR o las acreditaciones electrónicas esto se ha ido agilizando y casi ha desaparecido. Esta práctica también se ha trasladado a los procesos de inscripción y pago, gracias a la implantación de nuevas plataformas y sistemas de transferencia bancaria.

Eventos, Congresos y conveciones

Eventos, Congresos y conveciones

Viralidad

Tras conseguir que los interesados se inscriban en el evento, nos interesa también que sean ellos mismo los que hablen de él y lo promocionen. Para ello, las redes sociales son nuestras mejores aliadas, quienes no sólo nos ayudarán a darnos a conocer sino también a fomentar la interacción y la llegada de nuevos participantes a ésta o futuras ediciones.

Retorno

Continuando con la línea anterior, la monitorización de los tweets, comentarios e interacciones entre los asistentes posibilita conocer cuáles son sus impresiones, si están o no satisfechos y qué debemos potenciar o evitar para mejorar el evento. Ante la posibilidad de que algunos de los asistentes no cumplimenten el cuestionario de valoración final con sus opiniones, ésta puede ser una herramienta muy útil y eficaz.

Interacción

Uno de los cambios más llamativos en los eventos es la desaparición, casi al completo, del material impreso. Es una excelente forma de ahorrar costes y evitar que los asistentes vayan cargados de material, que pueden acabar olvidando. Los documentos virtuales, en forma de vídeos, presentaciones o pdf son muchos más atractivos, favorecen el engagement y son más accesibles, ya que será posible disponer de ellos en cualquier lugar y momento.

Del mismo modo, la audiencia en cualquier ponencia o mesa redonda deja de ser meramente receptora de mensajes, para convertirse en emisora, a través de apps que permiten interactuar en tiempo real con el ponente, lanzar preguntas o hacer votaciones desde su Smartphone. Incluso aunque no se encuentren en la sala y lo estén siguiendo vía streaming.

Participación

Otra de las grandes novedades, viene relacionada con la elección del programa del evento o la elección de ponentes, donde cada vez es más habitual que no solo participen los organizadores, sino  también los propios asistentes, a través de la web o de la app del evento. Gracias a ella, se les permite votar por diferentes planteamientos, a los que responden según sus intereses. Una acción revolucionaria que permite crear eventos más a la medida de sus participantes.

Estas son algunas de las principales ventajas de usar la tecnología en los eventos, pero recuerda que puedes hacer realidad cualquier de tus propósitos ya que su alcance es inmenso. Si quieres sorprender en tu próxima cita, contacta con nosotros. Seguro que te damos esa idea que te hace ser diferente.

Imágenes: Flickr, Flickr

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