Inteligencia artificial (IA) en eventos profesionales

El mundo de la organización de eventos profesionales es uno de esos sectores en los que desde hace décadas se vienen demandando soluciones innovadoras y frescas, que supongan una ventaja sobre sus competidores. La tecnología utilizada en eventos ha ido evolucionando y los organizadores, a modo de early-adopters han ido incorporando -de manera no siempre justificada- diferentes soluciones tecnológicas, a veces simplemente por el hecho de dotar a un evento de un toque diferenciador o “cool”, pero que en el fondo no siempre ha supuesto una mejora o valor añadido a los participantes.

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En ocasiones esto ha sucedido no porque el concepto aplicado no fuera un campo de avance en sí mismo, sino porque en ese afán por la búsqueda del efecto “WOW”, en ocasiones se ha hecho una incorporación excesivamente temprana de dicha tecnología, aún por desarrollar.

Algo similar puede estar sucediendo ahora con la aplicación inteligencia artificial (AI por sus siglas en inglés) que sin poner en duda su disrupción en múltiples campos, lo cierto es que para poder decir que la AI está plenamente implantada en el mundo de los eventos, aún queda mucho camino por recorrer. Aun con todo, son cada vez más los casos en los que se está ya utilizando diferentes formas de AI en eventos, pero ¿qué es inteligencia artificial y qué no? Cómo puede beneficiar a mi estrategia y a la organización de eventos?

Inteligencia artificial, Chatbots, Machine learning… Uff

El concepto de inteligencia artificial acuñado en 1956 por John McCarthy “…la ciencia e ingenio de hacer máquinas inteligentes (..)” ha sido re-definido a lo largo de los años según el propósito para el cual sea usada la AI, y sobre todo el tipo de aprendizaje que el sistema posee. Así podemos hablar de AI fuerte y de AI débil.

AI fuerte es aquella que habla de una tecnología que nos permitiera construir sistemas con capacidades similares o superiores a la inteligencia humana, dotados con la habilidad de pensar, realizar tareas para las que no estaba prevista, decidir por sí misma, y sobre todo, tiene conciencia de sí misma. Ahí es nada…

AI débil por contra, se centra en una tecnología capaz de resolver problemas en campos concretos y muy especializados. Se trata por tanto, de un sistema con una programación supervisada que da respuesta a imputs ya previstos, como palabras clave, reconocimiento facial o de voz, etc. Siri o Cortana (Microsoft) son ejemplos de ello.

Las conversaciones son la nueva interfaz de usuario

Así, cuando hablamos de Chatbots -esos asistentes virtuales que cada vez estamos más acostumbrados a usar en cualquier web e-commerce o Facebook Messenger- estamos tratando de AI débil aplicada a asistentes conversacionales. Pero nunca debemos pensar que se está tratando con una inteligencia artificial fuerte.

Estos sistemas, cada vez más presentes, utilizan la AI mediante un aprendizaje clásico (ensayo y error) que hace cada vez la interacción con el usuario más contextual y fluida, por lo que con el paso del tiempo, se va produciendo una mejor interacción, de mayor valor para el usuario.

El uso de asistentes conversacionales como Chatbots son ya el estándar.

Son indudables las ventajas que supone la eliminación de interfaces tradicionales en pro de un entorno de escritura natural, como un chat. Se trata de un acercamiento al usuario, que en el mundo de los eventos profesionales tienen múltiples aplicaciones.

Ventajas principales:

  • Son accesibles
  • Nos acercan al usuario
  • Alta disponibilidad. Al no depender de un horario de atención. Están 24/7 disponibles
  • Inmediatez
  • Eficiencia
  • Personalización

¿Qué otras oportunidades ofrece la AI en la organización de eventos?

Conceptos como Machine Learning (modelo aprendizaje basado en análisis de datos), Deep Learning (modelos computacionales de representación de datos basados en capas), Computación cognitiva (imitación a procesos cerebrales humanos), todos relacionados con sistemas de inteligencia artificial.

Tecnologías que aplicadas a la organización de eventos nos permiten que se produzca un aprendizaje profundo que gracias a algoritmos basados en reconocimiento de patrones que se producen en el desarrollo de un evento profesional, como datos de paso de asistentes, segmentación de los mismos y registros de asistencia, que bajo un componente de razonamiento del sistema, este puede realizar predicciones.

En términos prácticos podría permitir la anticipación a necesidades logísticas como realizar ajustes en tiempo real sobre las necesidades de catering o adecuación de espacios basado siempre en el razonamiento y predicción del sistema AI.

Conclusión final

En la interacción entre el participante a un evento y la organización del mismo podemos encontrar multitud de tareas mundanas o repetitivas, como la confirmación de asistencia o la reserva de noches de hotel, en las que no es absolutamente imprescindible la implicación humana para poder ser llevadas a cabo.

Un ejemplo de ello es la reciente presentación de Google Assistant en su conferencia de desarrolladores Google I/O  dónde se muestran las capacidades de su asistente por voz. Tecnología que bajo el nombre de Google Duplex permite que incluso se supere el Test de Turing, en la que el interlocutor (humano) no es capaz de diferenciar si está hablando con un humano o una máquina mientras se realiza una tarea tan cotidiana como llamar a una peluquería para reservar una cita.

 

La industria de eventos es un entorno altamente competitivo, en el que el uso de sistemas AI, lejos de suponer simplemente un elemento innovador o atractivo, será en poco tiempo el paradigma al que en materia de tecnología, que como tantos otros, se dirige el sector de eventos.

¿Estás pensando en incorporar sistemas basados en inteligencia artificial en tu evento? Cuéntanoslo.

 

Eventos e influencers

Los influencers se han convertido en una pieza fundamental en los eventos profesionales, debido a su capacidad de influjo sobre los consumidores. La cercanía con la que realizan sus recomendaciones y hablan de sus experiencias, le hacen conectar con naturalidad con los usuarios y convertirse en una fuente de referencia en los temas en los que son especialistas. Este potencial no debe ser desaprovechado en los eventos, ya que no solo son una gran estrategia de promoción, sino también una forma de situarnos con una cita de referencia, que en combinación con la acción del evento en sí, marca muchas veces la diferencia en cuanto a impacto a se refiere.

Eventos e influencers

Eventos e influencers

Sin embargo, esta estrategia puede no ser exitosa si no elegimos el influencers adecuado. Por ello, es importante realizar un estudio en profundidad, que nos permita elegir aquel que más conecta con nuestro público, tenga gran capacidad e influencia, su filosofía se identifique con nuestra marca y su perfil profesional esté en consonancia con aquello que deseamos vender o mostrar. De nada serviría traer un influencers especializado en humor, si lo que pretendemos es promocionar servicios financieros para grandes empresas.

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La seguridad digital en los eventos profesionales

Cada vez escuchamos o leemos con más frecuencia ataques contra diferentes plataformas online, en los que un virus o hacker consiguen acceder a los archivos personales o de una red empresarial y “secuestrarlos”. En ocasiones, impide que sus propietarios puedan disponer de ellos bajo la exigencia del pago de una cantidad por su desencriptación y en otros difunden su contenido por la red. Uno de los últimos casos, y de los más conocidos, fue el virus “Wanna cry”, el cual infectó a miles de ordenadores de empresas de diferentes partes del mundo, restringiendo su acceso y pidiendo para ello un rescate que fue desde 300 hasta miles de dólares en  bitcoins. ¿Deben preocupar este tipo de casos al sector de los eventos profesionales?

La seguridad digital en los eventos profesionales

La seguridad digital en los eventos profesionales

La respuesta es simple: sí. Los organizadores de eventos profesionales manejamos una gran cantidad de datos, que debemos proteger de este tipo de ciberataques, ya que todos podemos ser víctimas de un caso similar.  Por ello, es importante que estos servicios los contrates a empresas que dispongan de un sistema robusto y actualizado que sea capaz de combatir este tipo de ataques. Una de las claves, es que, como señala la abogada Esther Botella, socia fundadora de Compliance Control Empresarial, en una entrevista a elmundo.es, es que esa compañía sea consciente de que vivimos en un estado de alerta permanente, donde se deben tener planes de actuación que eviten este tipo de situaciones y que no se limiten a actuar cuando ya se ha producido el daño. Ante todo, prevención.

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Vídeo en directo a través de redes sociales en eventos profesionales

Los continuos cambios en las redes sociales y los avances tecnológicos han supuesto transformaciones muy importantes en la forma de hacer y entender los eventos profesionales. Desde hace un tiempo, se viene hablando de la posibilidad que ofrecen los medios sociales para transmitir aquello que está sucediendo en directo a través de sus perfiles. Esto es algo que, como organizadores de eventos, no podemos pasar por alto, ya que ofrece grandes oportunidades que aún están por descubrir y es una fuente de información, que nos permite conocer cómo los asistentes nos muestran a su comunidad.

Vídeo en directo a través de redes sociales en eventos profesionales

Vídeo en directo a través de redes sociales en eventos profesionales

Como podemos imaginar, una de las ventajas de este sistema es que permite llegar a un mayor número de personas, es decir, no se limita a los asistentes, sino también a los seguidores de los allí presentes que estén usando este servicio. Por sus características, suele resultar muy atractivo, lo que favorece su visionado y la interacción de manera muy natural. Pero esto no es algo que solo puedan hacer los participantes al evento profesional, sino también los responsables de comunicación de la cita. En este sentido, si para este evento no hemos contratado un sistema de streaming para todas o alguna de las ponencias, este puede ser una herramienta muy útil para dar visibilidad y suscitar interés entre aquellos que no han asistido.

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Gamificación en los viajes de incentivo

En más de una ocasión ya hemos señalado los beneficios que aportan a las organizaciones los viajes de incentivo ya que, entre otras cosas, motiva a los trabajadores agradeciéndoles su desempeño profesional. Para cumplir los objetivos propuestos, los organizadores de este tipo de encuentros pasan meses buscando un buen destino y alojamiento, así como servicios tecnológicos que les ayuden a ofrecer una experiencia de calidad y lo más satisfactoria posible, a la par que se aprovecha para afianzar los nuevos objetivos estratégicos de la compañía. Una de las acciones más exitosas para alcanzar este propósito son las técnicas de gamificación.

Gamificación en viajes de incentivo

Gamificación en viajes de incentivo

Con ella, además de causar el efecto sorpresa, generamos en los trabajadores un deseo de competición y de satisfacción ante el logro, con la que también se crean lazos más fuertes entre los equipos, ya que todos luchan hacia un mismo objetivo. Aunque esto es algo que realizan en su día a día, aquí adquiere un carácter lúdico que despertará en ellos su lado más creativo y dejará al descubierto sus destrezas y habilidades. Se trata de aprender jugando.

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¿Es útil el inbound marketing en los eventos profesionales?

En un post anterior, ya hablamos de la importancia del “inbound marketing” y de cómo cada día más empresas deciden apostar por él, porque es menos intrusivo y, por consiguiente, más natural. Con él, todos los esfuerzos van dirigidos a que sea el propio usuario el que nos encuentre. Ahora bien, ¿esta estrategia es efectiva para los eventos profesionales? La respuesta parece clara: SÍ, y mucho. Además, te permite combinarlo con otras acciones con las que potenciar su efectividad.

Inbound marketing en eventos profesionales

Inbound marketing en eventos profesionales

Al igual que con las técnicas tradicionales de marketing, es imprescindible disponer de una web que haya sido diseñada para el evento, ya que será el lugar al que se redirigirá el tráfico y en el que se encontrará todo la información necesaria para los asistentes. Por ello, su diseño debe ser claro y fácil de usar.

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Las emociones, protagonistas en los eventos profesionales

Conseguir que te recuerden y que hablen de tu evento profesional no es tan sencillo como parece, ni basta con cumplir con las expectativas de los asistentes. Hay que ir más allá y sorprender. Al igual que sucede con el marketing, ya no es suficiente con mostrar lo buenos que son nuestros servicios o llevar un buen elenco de speakers, sino que hay que despertar sentimientos y emociones con las que conseguir que nunca nos olviden y se sientan identificados.

Esto supone un cambio de perspectiva a la hora de organizar los eventos, ya que es necesario incidir en la parte humana, la empatía y saber ponerse en el lugar de los participantes. Estos tres elementos clave no se deben obviar si tu objetivo es mejorar la experiencia en este tipo de encuentros profesionales.

Las emociones, protagonistas en los eventos profesionales

Las emociones, protagonistas en los eventos profesionales

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¿Qué necesito para organizar mi próximo viaje de incentivo?

Ya hemos señalado en post anteriores, los beneficios que aportan a las empresas los viajes de incentivo. Sin embargo, es posible que haya compañías que no hayan recurrido hasta ahora a ellos, pero estén pensando hacerlo para mejorar los resultados, la red de ventas de su compañía, el sentimiento de pertenencia, retener el talento, etc. Si eres una agencia de incentivos y viajes corporativos, este post te interesa. Vamos a ofrecerte una serie de soluciones tecnológicas que harán que todo sea más sencillo y que alcances el objetivo buscado.

Viajes de incentivo

Viajes de incentivo

Haz que se conozcan antes del viaje

Aunque la mayoría de los participantes dispondrán de perfiles en las diferentes redes sociales, muchos de ellos prefieren que este tipo de viajes queden en un ámbito más profesional. Para ello, los Social Wall privados son una excelente opción, ya que les permitirá compartir contenidos, fotos, vídeos o texto, con el resto de compañeros, pero de un modo privado. Esta es una de las acciones que más éxito suele tener. No obstante, es importante puntualizar que para que sea así, es necesario que este sea dinamizado por un dinamizador que se encargue de generar contenidos y de proponer acciones que promuevan la interacción, con concursos o dinámicas de gamificación.

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Los smartphones, pieza clave en los eventos

La llegada de los smartphones a nuestras vidas no sólo ha cambiado nuestra forma de comunicarnos, sino también el modo de hacer marketing online u organizar nuestras acciones de comunicación. Uno de los sectores que más ha evolucionado en este sentido, es el de los eventos profesionales. De hecho, cada día descubrimos nuevas posibilidades que lo tienen como principal protagonista, ya que es una herramienta que nos ofrece grandes posibilidades y que a los usuarios les encanta utilizar.

Smartphones, pieza clave en eventos

Smartphones, pieza clave en eventos

Como ya hemos señalado en alguna ocasión, gracias a esta tecnología el asistente a eventos profesionales se ha convertido en el protagonista. Gracias a él, puede votar sobre las preguntas que lanza la organización al auditorio, puede interactuar con el resto de usuarios a través de  redes sociales privadas o participar en alguno de los concursos propuestos por la organización.  De igual forma, estos dispositivos han permitido que el participante tenga acceso a toda la información sobre el encuentro desde su móvil (programa, localización, formas de acceso, reserva de plazas, etc) y, una de las cosas que más han agradecido: han hecho desaparecer las interminables colas para conseguir la acreditación. Los sistemas de check-in basados en una tecnología QR, permiten controlar los accesos de una forma rápida y sencilla. Además, suponen una gran ventaja para los responsables del evento, ya que les permite acceder al listado de participantes en tiempo real, así como a otro tipo de datos como: el nivel de asistencia, flujos de entradas y salidas por franja horaria, ausencias, etc.

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Porqué los viajes de incentivo funcionan

Una buena forma de premiar el trabajo de tus empleados es a través de los viajes de incentivo. De entre todos los destinos posibles, los preferidos por las empresas suelen ser aquellos vinculados con lo exótico, el lujo o lo sorprendente. Sin embargo, el mero hecho de ir a estos lugares no te asegura el éxito. Por eso, es importante pensar con detenimiento si el destino elegido les motiva,  escoger un buen hotel, contratar u organizar actividades que fomenten la relación entre los empleados, etc.

Para facilitarles también a ellos la preparación del viaje, te recomendamos que recurras a sistemas de inscripción, que permitan tener acceso a los billetes, el envío de pasaportes, descarga de visados, etc, de una forma rápida y sencilla desde su smartphone. De igual forma, te agradecerán que les envíes mapas interactivos con las diferentes localizaciones, así como newsletter o vídeos en los que les vayas mostrando el lugar al que se dirigen. 

Si existe una buena organización, esta acción aporta grandes beneficios a la empresa que se traducen en:

Porqué los viajes de incentivos funcionan

Porqué los viajes de incentivos funcionan

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