10 propósitos para 2017 para los organizadores de eventos profesionales

Sí. Al igual que hacemos propósitos personales para el nuevo año, en el sector de los eventos profesionales también pensamos en todo aquello que nos gustaría alcanzar en 2017 o en qué creemos que debemos mejorar. Por ello, qué mejor forma de finalizar este 2016 que haciendo “examen de conciencia” y consideran aquello que de debemos hacer para ser un buen organizador de encuentros profesionales.

10 propósitos para 2017 para los organizadores de eventos  profesionales

10 propósitos para 2017 para los organizadores de eventos profesionales

  1. Mantén la calma en situaciones de tensión

Ya sabemos que se trata de un sector muy estresante debido a los picos de trabajo y a la responsabilidad que supone. Sin embargo, esto no debe hacerte perder la calma. Por ello, proponte para este año tomarte las cosas con más tranquilidad. Seguro que te ayudará a tomar mejores decisiones ante cambios de última hora.

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Qué no puede faltar nunca en un evento profesional

Hace mucho que la tecnología llegó al mundo de los eventos. Este, al igual que el resto de sectores, necesita estar continuamente renovándose y ofreciendo a los organizadores de este tipo de encuentros las últimas novedades. Es cierto que cada vez son más los que apuestan por la digitalización de algunas de las acciones y se benefician de sus múltiples opciones, sin embargo, aún existe un porcentaje que se resiste a abandonar los métodos tradicionales, bien por falta de presupuesto o porque no terminan de identificar los beneficios que reporta a su organización. Si para tu próxima cita has decidido cambiar tu estrategia y apostar por soluciones digitales innovadoras, pero no sabes muy bien a qué herramientas recurrir, aquí te dejamos algunas de ellas que te serán de gran utilidad.

Qué no puede faltar en un evento

Qué no puede faltar en un evento

Check-in (Easy Check-in by Captative) para controlar los accesos

Una de las cosas que más agradecerán tus asistentes es no tener que esperar una larga cola para acceder a tu evento profesional. Esto lo puedes conseguir si recurres a un sistema de acceso check-in, basado en la lectura de códigos QR que se generan directamente en el Smartphone o Tablet tras el registro online previo y que permite, entre otros, obtener un feedback en tiempo real acerca de la asistencia y el flujo de personas en el evento.

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Herramientas para medir el impacto online de tu evento profesional

Ya hemos señalado en anteriores ocasiones la importancia que posee para un evento profesional la fase de análisis, antes, durante y después de este. Gracias a ella, podremos obtener información muy valiosa que no sólo nos ayudará a subsanar errores, sino también a marcar las líneas de actuación en futuras ediciones. Para que este proceso sea lo más preciso posible, es imprescindible rodearse de las herramientas adecuadas, con las que obtener información sobre el impacto de nuestro encuentro en diferentes medios.

Herramientas para medir el impacto online de tu evento profesional

Herramientas para medir el impacto online de tu evento profesional

Como es lógico, y con el fin de que los resultados sean más concretos, es imprescindible escoger una para cada plataforma y tener en cuenta en qué parámetros nos vamos a centrar.

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Cómo elegir un proveedor tecnológico para mis eventos profesionales

Después de elegir dónde y cuándo vamos a celebrar nuestro próximo evento profesional, es imprescindible contratar un proveedor tecnológico profesional que sea capaz de darle vida a todas tus ideas tal y como lo has imaginado. De él depende ampliamente el éxito o el fracaso de tu encuentro. Por ello, no te la juegues y contrata sólo a profesionales cualificados que te ofrezcan un servicio de calidad. A continuación, te ofrecemos algunas pistas que te ayudarán a saber cómo reconocerlos.

Como elegir un proveedor tecnológico para mis eventos pro fesionales

Como elegir un proveedor tecnológico para mis eventos pro fesionales

Qué tipos de servicios te ofrecen para aportar un valor añadido

Ya lo hemos dicho en numerosas ocasiones, si quieres sorprender a tus asistentes ofréceles algo diferente, innovador. Es posible que tengas muy buenas propuetas, sin embargo, necesitas a alguien que las lleve a cabo profesionalmente y que, además, te ofrezca un paquete de productos propios con los que ponerlas en marcha. El easy checking, las aplicaciones de votación interactiva, un social-wall privado (Timeline) o una web-app son algunas de las opciones que te ayudarán a crear eventos más interactivos, que sitúen a los participantes en el centro.

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Eventos innovadores que no se conformaron con hacer lo de siempre

Cuando organizas un evento profesional no sólo pretendes que todo salga como tienes planeado, sino también que los asistentes queden encantados con el resultado y la asistencia aumente en futuras ediciones. Este es uno de los sectores que más ha evolucionado en los últimos años y el nivel de exigencia cada vez es mayor. A nadie sorprendemos ya si le ofrecemos una tarjeta acreditativa o les obsequiamos con un simple café o algo de catering. Ahora, se busca crear emociones y hacer que los participantes se sientan como los verdaderos protagonistas.

Eventos innovadores que no se conformaron con hacer lo de siempre

Eventos innovadores que no se conformaron con hacer lo de siempre

Por ello, si de verdad quieres ofrecer un encuentro innovador y diferente, debes ofrecer un valor añadido que se base en la búsqueda de experiencias, tanto a nivel personal como grupal, que resulten inolvidables. Para conseguirlo, hay una serie de aspectos que siempre deben estar presentes:

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Youtube, un recurso renovado en eventos profesionales

La retransmisión de eventos en directo en streaming no es una novedad. Cada vez son más, las aplicaciones móviles que permiten ofrecer este servicio y que incorporan al sector acciones con las que distinguirse. Por poner un ejemplo, una de las novedades de estos últimos meses han sido las “Stories de Instagram”, con las que se pretende desbancar a Snapchat. Sin embargo, el hecho de que una red social ofrezca múltiples posibilidades o que continuamente esté innovando no es nada nuevo.

De esto sabe mucho Youtube. Posiblemente, una de las claves de su éxito resida principalmente en esto: en actualizarse. Fue una de las primeras redes sociales en permitir retransmitir eventos profesionales en directo, a través de su servicio “eventos en directo“. Sin embargo, esta no es la única opción que ofrece a este sector.

Youtube, un recurso renovado en eventos profesionales

Youtube, un recurso renovado en eventos profesionales

Posiblemente, este sea el año en el que la realidad aumentada ha experimentado su mayor ascenso. Conscientes de ello, el gigante de los vídeos no se ha hecho esperar y lanzó hace unos meses “las emisiones en 360° y sonido espacial”, disponibles para ordenadores y dispositivos móviles. Si quieres ver cómo funciona, te proponemos que veas el vídeo que te dejamos a continuación y leas el post “Youtube y su nuevo lanzamiento: emisiones en 360º y sonido espacial“. Seguro que a partir de él, se te ocurre algo con lo que sorprender a los asistentes de tu próximo evento profesional.

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Herramientas clave que todo organizador de eventos necesita

Ser organizador de eventos es una de las profesiones más bonitas, pero también una de las más estresantes. Por ello, es importante que los especialistas en esta materia dispongan de una serie de herramientas básicas, con las que agilizar su trabajo y acercarse más a los invitados. ¿Quieres saber son?

Como imaginarás, según el momento en el que te encuentres deberás recurrir a aquellos recursos  con los que alcanzar los objetivos previstos.

Antes del evento

Para atraer al público, es fundamental desarrollar una campaña de marketing con la que promocionar y dar a conocer el contenido. Tanto para los eventos cerrados como abiertos, es imprescindible disponer de una serie de herramientas con las que hacer efectiva la difusión del encuentro y gestionar la asistencia:

Herramientas clave que todo organizador de eventos necesita

Herramientas clave que todo organizador de eventos necesita

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Snapchat en eventos profesionales

¿Recuerdas la expresión Carpe Diem? Pues esta es la filosofía en la que podríamos decir que se ha inspirado esta aplicación que, pese a estar en el mercado desde 2011, es ahora cuando esté ganando más seguidores. De hecho, la edición digital de elmundo.es publicó el pasado 3 de junio que, según los últimos datos, la red social del fantasma se encontraba por encima de Twitter, con 150 y 140 millones de usuarios, respectivamente.

Eso que la hace especial frente a otras aplicaciones de fotografía y vídeo es el carácter efímero de sus contenidos (tú decides durante cuánto tiempo va a estar disponibles para tus seguidores, siendo el máximo 10 segundos), ofrece la posibilidad de incorporar máscaras divertidas a tus selfies y las publicaciones se pueden compartir con uno o varios usuarios a la vez.

Snapchat en eventos profesionales

Snapchat en eventos profesionales

Si crees que esta red social es sólo para jóvenes te estás equivocando. Es una excelente herramienta de marketing y muy útil para darle un toque divertido y diferente a tus eventos profesionales. ¿Quieres saber cómo hacerlo?

Gamificación

Como ya sabes, esta es una de las acciones que mejor funciona en este tipo de encuentros, por ello, ¿por qué no utilizar esta herramienta para conseguirlo? Existen tantas posibilidades como objetivos, no obstante, nosotros te vamos a dar unas pequeñas ideas que te pueden ayudar a empezar:

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Running the event

Si ya sabes dónde y cuándo va a ser el próximo evento profesional que estás organizando, es el momento de empezar a pensar cómo vas a usar la tecnología para que tus asistentes se sientan protagonistas y hacerles la vida más fácil una que arranque. Actualmente, existen múltiples posibilidades con las que conseguir que este encuentro sea un momento único e irrepetible. Pero de entre todos ellos, ¿sabes cuáles consideran los participantes que son imprescindibles?

Running the event

Running the event

Check-in app

Gracias a sistemas de control de acceso, basados en códigos QR o sistemas NFC, es posible evitar largas colas de espera previas a los encuentros profesionales.

Con este sistema, ya no tendrás que preocuparte por aquellos invitados que han olvidado su acreditación en casa, se han inscrito a última hora o por aquellas situaciones en las que necesites saber si están dentro o fuera (estos sistemas suelen disponer de un histórico en el que se registran todos los movimientos). Di adiós a las tradicionales listas de papel y ten acceso a todo la información que necesites desde tu tablet.

Descubre todas las funciones de nuestra propuesta: Easy checkin

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Retransmisión en vivo de eventos a través de Facebook (Streaming)

Desde la aparición de los sistemas en streaming, cada vez son más los eventos profesionales que deciden ofrecer este servicio a todos aquellos que, pese a estar interesados, no pueden asistir. La popularidad que han alcanzado entre el sector, ha provocado el lanzamiento de diversas aplicaciones móviles como Periscope o Meerkat que permiten que cualquiera de los allí presentes pueda compartir, a través de sus perfiles de Twitter o Facebook, el vídeo en tiempo real.

Retransmisión en vivo de eventos a través de Facebook

Retransmisión en vivo de eventos a través de Facebook

El éxito que ha alcanzado la retransmisión de “eventos en Facebook” en tiempo real ha sido tal, que la red social de Mark Zuckerberg está trabajando en mejorar su servicio Facebook Live, con el que se habilitará la “transmisión en vivo”. Ésta se mostrará junto al resto de opciones actualmente disponibles (publicar una foto o un vídeo, etiquetar a personas, etc) a través del icono especial. Para poder utilizarlo sólo tendremos que hacer clic sobre él, una vez dentro se nos abrirá una ventana que permite escribir una descripción y seleccionar su público. Y ahora, ya está todo listo para comenzar a emitir: haz clic en “Go live”.

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