Cómo elegir un proveedor tecnológico para mis eventos profesionales

Después de elegir dónde y cuándo vamos a celebrar nuestro próximo evento profesional, es imprescindible contratar un proveedor tecnológico profesional que sea capaz de darle vida a todas tus ideas tal y como lo has imaginado. De él depende ampliamente el éxito o el fracaso de tu encuentro. Por ello, no te la juegues y contrata sólo a profesionales cualificados que te ofrezcan un servicio de calidad. A continuación, te ofrecemos algunas pistas que te ayudarán a saber cómo reconocerlos.

Como elegir un proveedor tecnológico para mis eventos pro fesionales

Como elegir un proveedor tecnológico para mis eventos pro fesionales

Qué tipos de servicios te ofrecen para aportar un valor añadido

Ya lo hemos dicho en numerosas ocasiones, si quieres sorprender a tus asistentes ofréceles algo diferente, innovador. Es posible que tengas muy buenas propuetas, sin embargo, necesitas a alguien que las lleve a cabo profesionalmente y que, además, te ofrezca un paquete de productos propios con los que ponerlas en marcha. El easy checking, las aplicaciones de votación interactiva, un social-wall privado (Timeline) o una web-app son algunas de las opciones que te ayudarán a crear eventos más interactivos, que sitúen a los participantes en el centro.

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Eventos innovadores que no se conformaron con hacer lo de siempre

Cuando organizas un evento profesional no sólo pretendes que todo salga como tienes planeado, sino también que los asistentes queden encantados con el resultado y la asistencia aumente en futuras ediciones. Este es uno de los sectores que más ha evolucionado en los últimos años y el nivel de exigencia cada vez es mayor. A nadie sorprendemos ya si le ofrecemos una tarjeta acreditativa o les obsequiamos con un simple café o algo de catering. Ahora, se busca crear emociones y hacer que los participantes se sientan como los verdaderos protagonistas.

Eventos innovadores que no se conformaron con hacer lo de siempre

Eventos innovadores que no se conformaron con hacer lo de siempre

Por ello, si de verdad quieres ofrecer un encuentro innovador y diferente, debes ofrecer un valor añadido que se base en la búsqueda de experiencias, tanto a nivel personal como grupal, que resulten inolvidables. Para conseguirlo, hay una serie de aspectos que siempre deben estar presentes:

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Youtube, un recurso renovado en eventos profesionales

La retransmisión de eventos en directo en streaming no es una novedad. Cada vez son más, las aplicaciones móviles que permiten ofrecer este servicio y que incorporan al sector acciones con las que distinguirse. Por poner un ejemplo, una de las novedades de estos últimos meses han sido las “Stories de Instagram”, con las que se pretende desbancar a Snapchat. Sin embargo, el hecho de que una red social ofrezca múltiples posibilidades o que continuamente esté innovando no es nada nuevo.

De esto sabe mucho Youtube. Posiblemente, una de las claves de su éxito resida principalmente en esto: en actualizarse. Fue una de las primeras redes sociales en permitir retransmitir eventos profesionales en directo, a través de su servicio “eventos en directo“. Sin embargo, esta no es la única opción que ofrece a este sector.

Youtube, un recurso renovado en eventos profesionales

Youtube, un recurso renovado en eventos profesionales

Posiblemente, este sea el año en el que la realidad aumentada ha experimentado su mayor ascenso. Conscientes de ello, el gigante de los vídeos no se ha hecho esperar y lanzó hace unos meses “las emisiones en 360° y sonido espacial”, disponibles para ordenadores y dispositivos móviles. Si quieres ver cómo funciona, te proponemos que veas el vídeo que te dejamos a continuación y leas el post “Youtube y su nuevo lanzamiento: emisiones en 360º y sonido espacial“. Seguro que a partir de él, se te ocurre algo con lo que sorprender a los asistentes de tu próximo evento profesional.

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Herramientas clave que todo organizador de eventos necesita

Ser organizador de eventos es una de las profesiones más bonitas, pero también una de las más estresantes. Por ello, es importante que los especialistas en esta materia dispongan de una serie de herramientas básicas, con las que agilizar su trabajo y acercarse más a los invitados. ¿Quieres saber son?

Como imaginarás, según el momento en el que te encuentres deberás recurrir a aquellos recursos  con los que alcanzar los objetivos previstos.

Antes del evento

Para atraer al público, es fundamental desarrollar una campaña de marketing con la que promocionar y dar a conocer el contenido. Tanto para los eventos cerrados como abiertos, es imprescindible disponer de una serie de herramientas con las que hacer efectiva la difusión del encuentro y gestionar la asistencia:

Herramientas clave que todo organizador de eventos necesita

Herramientas clave que todo organizador de eventos necesita

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Snapchat en eventos profesionales

¿Recuerdas la expresión Carpe Diem? Pues esta es la filosofía en la que podríamos decir que se ha inspirado esta aplicación que, pese a estar en el mercado desde 2011, es ahora cuando esté ganando más seguidores. De hecho, la edición digital de elmundo.es publicó el pasado 3 de junio que, según los últimos datos, la red social del fantasma se encontraba por encima de Twitter, con 150 y 140 millones de usuarios, respectivamente.

Eso que la hace especial frente a otras aplicaciones de fotografía y vídeo es el carácter efímero de sus contenidos (tú decides durante cuánto tiempo va a estar disponibles para tus seguidores, siendo el máximo 10 segundos), ofrece la posibilidad de incorporar máscaras divertidas a tus selfies y las publicaciones se pueden compartir con uno o varios usuarios a la vez.

Snapchat en eventos profesionales

Snapchat en eventos profesionales

Si crees que esta red social es sólo para jóvenes te estás equivocando. Es una excelente herramienta de marketing y muy útil para darle un toque divertido y diferente a tus eventos profesionales. ¿Quieres saber cómo hacerlo?

Gamificación

Como ya sabes, esta es una de las acciones que mejor funciona en este tipo de encuentros, por ello, ¿por qué no utilizar esta herramienta para conseguirlo? Existen tantas posibilidades como objetivos, no obstante, nosotros te vamos a dar unas pequeñas ideas que te pueden ayudar a empezar:

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Running the event

Si ya sabes dónde y cuándo va a ser el próximo evento profesional que estás organizando, es el momento de empezar a pensar cómo vas a usar la tecnología para que tus asistentes se sientan protagonistas y hacerles la vida más fácil una que arranque. Actualmente, existen múltiples posibilidades con las que conseguir que este encuentro sea un momento único e irrepetible. Pero de entre todos ellos, ¿sabes cuáles consideran los participantes que son imprescindibles?

Running the event

Running the event

Check-in app

Gracias a sistemas de control de acceso, basados en códigos QR o sistemas NFC, es posible evitar largas colas de espera previas a los encuentros profesionales.

Con este sistema, ya no tendrás que preocuparte por aquellos invitados que han olvidado su acreditación en casa, se han inscrito a última hora o por aquellas situaciones en las que necesites saber si están dentro o fuera (estos sistemas suelen disponer de un histórico en el que se registran todos los movimientos). Di adiós a las tradicionales listas de papel y ten acceso a todo la información que necesites desde tu tablet.

Descubre todas las funciones de nuestra propuesta: Easy checkin

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Retransmisión en vivo de eventos a través de Facebook (Streaming)

Desde la aparición de los sistemas en streaming, cada vez son más los eventos profesionales que deciden ofrecer este servicio a todos aquellos que, pese a estar interesados, no pueden asistir. La popularidad que han alcanzado entre el sector, ha provocado el lanzamiento de diversas aplicaciones móviles como Periscope o Meerkat que permiten que cualquiera de los allí presentes pueda compartir, a través de sus perfiles de Twitter o Facebook, el vídeo en tiempo real.

Retransmisión en vivo de eventos a través de Facebook

Retransmisión en vivo de eventos a través de Facebook

El éxito que ha alcanzado la retransmisión de “eventos en Facebook” en tiempo real ha sido tal, que la red social de Mark Zuckerberg está trabajando en mejorar su servicio Facebook Live, con el que se habilitará la “transmisión en vivo”. Ésta se mostrará junto al resto de opciones actualmente disponibles (publicar una foto o un vídeo, etiquetar a personas, etc) a través del icono especial. Para poder utilizarlo sólo tendremos que hacer clic sobre él, una vez dentro se nos abrirá una ventana que permite escribir una descripción y seleccionar su público. Y ahora, ya está todo listo para comenzar a emitir: haz clic en “Go live”.

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Viajes de incentivo. Tecnología en destinos sin conexión a internet

Hace unos meses, exponíamos en uno de nuestros post cómo “multiplicar por 10 la motivación del participante” en un viaje de incentivo. Para poder desarrollar las acciones que proponíamos (Vídeos teaser motivacionales y resumen del viaje, Web App del viaje, email marketing, timeline privado….) era necesario el uso de Internet. Gracias a ellas, ellas se consigue que el asistente viva una experiencia mucho más envolvente. Sin embargo, ¿qué sucede cuando se tienen como destino lugares en los que no existe conexión a Internet o no hay convenio de roaming entre nuestras compañías de telefonía españolas y el país al que nos dirigimos? ¿Es posible motivar a los participantes con propuestas tecnológicas sin cobertura de datos? Sí. Y aquí te mostraremos cómo hacerlo.

Viaje de incentivos

Viaje de incentivos

Aunque existen múltiples opciones, en este post os vamos a mostrar tres herramientas que harán que vuestros usuarios queden completamente satisfechos.

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Cuáles son los mejores canales de comunicación para un evento profesional

Todos los organizadores de eventos profesionales son conscientes de la importancia que posee la comunicación para la promoción del encuentro. Con ella no sólo se busca dar a conocer la actividad que se está programando, sino también reforzar la imagen de marca de la empresa, aumentar su credibilidad y mejorar su reputación. Sin embargo, esto no sólo se consigue simplemente enviando una nota de empresa, sino que requiere del planteamiento de una estrategia bien definida y del uso de diferentes canales, a través de los que hacerla efectiva.

Canales de comunicación para eventos

Canales de comunicación para eventos

Antes de seleccionar las vías que se van a utilizar, es necesario tener muy claro que existen dos formas de comunicación: interna y externa. La primera de ellas está dirigida a todos los actores que están implicados directamente en el evento (miembros de la compañía u organización, ponentes, proveedores, etc), mientras que la segunda hace referencia a aquellos agentes que pueden sentirse interesados de forma indirecta (prensa, bloggers relacionados con la materia, influencers, profesionales del sector y público objetivo en general). Como se ve, cada una de ellas está dirigida hacia un público diferente, sin embargo, ambas son igual de importantes y se le debe prestar la misma atención.

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Neuromarketing en eventos profesionales

Es posible que en los últimos meses hayas oído hablar del neuromarketing, un concepto que cada vez gana más protagonismo, pese a que lleva años implantado en otros sectores como el retail, y que acaba de llegar al sector de los eventos profesionales. Con este tipo de estrategias se pretende modificar el comportamientos de los asistentes y conseguir que estén más motivados, gracias a la puesta en marcha de acciones que unen a varias disciplinas. La clave está en apelar a los sentimientos y emocionar.

Neuromarketing en eventos profesionales

Neuromarketing en eventos profesionales

Aunque existe la creencia generalizada de que las decisiones que tomamos diariamente están basadas en la razón, muchas de ellas las realizamos de forma inconsciente dejándonos llevar por las emociones. Algo similar sucede en el mundo de los eventos profesionales, donde la actitud de los participantes está plenamente condicionada por la sensación que experimentan en cada momento. De este modo, el tono que utilicen los ponentes para su intervención, la decoración o, incluso, el propio diseño de la web creada para la ocasión serán determinantes para su valoración final.

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