Cómo ha cambiado el asistente a eventos

Cuando se organiza un evento profesional es imprescindible conocer cuál es el perfil de los participantes, para poder adaptar las diferentes acciones a sus intereses de un modo más eficaz. Como ya comentábamos en un post anterior, éste se ha convertido en el protagonista de este tipo de encuentros, ya que posee un papel cien por cien activo puesto que ahora opina, experimenta y se conecta. Y es aquí donde la tecnología ha jugado un papel fundamental, ya que es ella la que lo ha situado en el centro. En este sentido, el éxito de un evento se sostiene en el modo en el que la organización se adapta a esta nueva realidad y hace uso de ella.

IBM CeBIT 2010

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Es difícil saber cuánto la tecnología ha condicionado el comportamiento del asistente o en qué medida es éste último el que ha precipitado, junto con la penetración de smartphones, tablets y resto de dispositivos, la irrupción de las diferentes novedades tecnológicas de las que hoy se hacen uso en eventos. En cualquier caso, vamos a ver cuáles son las principales acciones en las que se puede observar la situación actual:

Promoción

Aunque los canales tradicionales como el email marketing, el entorno profesional, la publicidad offline o la comunicación interna siguen siendo medios imprescindibles para la promoción de este tipo de encuentros, las redes sociales han sido las que realmente han supuesto un cambio en el modo de dirigirse y entender al asistente. Gracias a ellas, éste no sólo conoce los últimos eventos programados sobre una temática de su interés, sino que también participa en su promoción compartiéndolo entre sus seguidores. Esta idea cobra especial relevancia cuando aquellos que lo hacen son influencers, debido a la credibilidad que poseen en la red y al amplio número de seguidores que poseen, gracias a sus conocimientos en cierto sector.

Este papel activo y la capacidad del participante para captar seguidores de cualquier parte del mundo, no debe ser descuidada por ningún organizador de eventos profesionales. Ahora es crítico intentar alcanzar ese tipo de alianzas.

Durante el evento

La rapidez a la que nos tiene acostumbrados la tecnología ha provocado que seamos cada vez más exigentes con el tiempo. Por ello, el asistente a eventos profesionales cada vez detesta más las largas colas para hacer check-in al inicio de este tipo de citas. De ahí que, los sistemas de lectura (QR o NFC) cada vez ganen más peso y se presenten como la alternativa perfecta para evitar este tipo de situaciones.

Lo mismo sucede con el acceso a la información. Los asistentes rehúsan acarrear con los tradicionales trípticos informativos o cualquier elemento en formato impreso, la mayoría de ellos prefiere disponer de un servicio de web app o aplicación móvil del evento, que le permita disponer de todo lo que va a necesitar durante estos días (localización, horarios, ponentes, timeline, lugares que visitar, etc) en su móvil. Le resulta mucho más cómodo que los métodos tradicionales y así evitan dejarse nada en casa o en la habitación del hotel. Todo lo que necesita está a golpe de clic.

Otra de las grandes novedades que han aparecido con el desarrollo de la tecnología e Internet, es la posibilidad de que el asistente pueda participar en el encuentro sin necesidad de estar físicamente en él. La tecnología en streaming abre un nuevo horizonte y un nuevo perfil, que se ha de tener muy en cuenta.

Motivación

Y no podemos acabar sin mencionar la importancia que posee el uso de recursos online para motivar a los allí presentes. Aunque es fundamental contar con grandes ponentes, es también  necesario desarrollar acciones que motiven a los asistentes a participar en el encuentro y a sentirse parte de él. Así, hablarán de nosotros y volverán a inscribirse en ediciones posteriores.

Si en los próximos meses vas a organizar un evento profesional, no lo olvides: el protagonista no sólo ha cambiado desde hace tiempo, sino que además espera, desde un punto de vista tecnológico, mucho más que antes de cualquier evento.

Llámanos y te diremos cómo podemos ayudarte a conseguir que tu trabajo sea todo un éxito.

 Foto Commons Wikimedia

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2 thoughts on “Cómo ha cambiado el asistente a eventos

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