Cómo medir el ROI en un evento profesional

Una de las acciones más importantes en la organización de eventos profesionales es medir el ROI, el retorno de la inversión (beneficios-inversión), antes y después del encuentro, para comprobar si ha sido rentable y la efectividad de las acciones realizadas. Pese a ser una tarea fundamental, no siempre se realiza de la forma más adecuada. Por ello, y antes de ponernos a ello, es básico tener en cuenta una serie de ideas clave que te facilitarán y harán más efectiva esta tarea.

 

ROI en eventos

ROI en eventos

Qué medir

Aunque parece una tarea sencilla realmente no lo es, ya que los resultados no sólo se miden en datos cuantitativos, sino también cualitativos (satisfacción de los asistentes, notoriedad corporativa, entre otros). Pese a que este último punto puede resultar complicado de analizar, en un primer momento, debéis saber que existen diversas herramientas tecnológicas que facilitan este trabajo y permiten obtener datos casi en tiempo real.

Para que todo esté claro desde el principio y no haya imprevistos, durante la fase de planificación se deben señalar cuáles son los objetivos que se pretenden alcanzar con la organización del evento y qué datos se desean conocer. A partir de ahí, será posible determinar las KPIs.

Cómo medir

Datos cuantitativos tradicionales

En este apartado se deben tener en cuenta varios elementos:

-          Costes: todos los derivados de la propia organización –comida, servicios tecnológicos, alquiler de las instalaciones, ponentes, subdelegación de tareas en posibles agencias, capital humano…

-          Ingresos: patrocinios, venta de entradas, entre otros.

En este caso, determinar las KPIs sobre las que se va a trabajar no resulta especialmente complicado, pero…

¿Cómo establecer las procedentes de los datos cualitativos?

En este caso, resulta más complejo, ya que estos se obtendrán de diferentes fuentes de información que tendrán su propia medida.

Por ello, vamos a realizar una propuesta que deberéis ajustar a vuestro evento:

-          Satisfacción de los asistentes.

Esta información es posible obtenerla a través de cuestionarios, siempre online o en la app del evento, o gracias a los comentarios que los asistentes dejen en las redes sociales (Twitter, Facebook, Instagram, etc). De este tipo de mensajes, se podrá medir su grado de conformidad en relación a las instalaciones, comida, accesibilidad, fechas, catering….y el contenido del evento (calidad de los ponentes, atención, recursos tecnológicos, información recibida…).

De igual forma, la analítica de la web diseñada para el encuentro y de la app propia también emitirán información relevante en torno a este punto. A mayor número de visitas y tiempo de uso, mayor grado de satisfacción (motivada también por la utilidad del servicio ofrecido).

-          Impacto sobre la empresa

Esta es una de las ideas más destacadas, ya que la mayoría de los eventos se realizan para potenciar o mejorar la imagen de una empresa. En este sentido, es básico analizar cómo han influido las apariciones mediáticas y las impresiones en los medios sociales a la compañía, es decir, si esto se ha traducido en la consecución de los objetivos marcados a nivel corporativo.

Estos datos no sólo se reflejarán en el volumen de ventas, sino también en el número de visitas a la web, el aumento conversiones o en el número de seguidores en los perfiles sociales.

Como ya hemos dicho en ocasiones anteriores, el evento no debe terminar cuando finalizan las ponencias. La organización debe seguir trabajando y haciendo acciones de este tipo. Gracias a ellas, mejorarán sus próximas ediciones y los asistentes se lo agradecerán.

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