Comunicación 2.0 para tus eventos profesionales

Los últimos estudios del Mercado de Eventos y Protocolo revelan que la tendencia actual se dirige a otorgar mayor protagonismo al público. Como ya hemos comentado en post anteriores, éste deja de ser un individuo pasivo para convertirse en activo, gracias a las últimas novedades tecnológicas y su excelente penetración en el mercado. Este cambio de paradigma también ha afectado a la comunicación institucional, que se ha visto obligada a adaptarse a las nuevas tendencia que más éxito están teniendo en la actualidad.

Comunicación y eventos

Comunicación y eventos

Durante años, la organización de eventos profesionales se ha basado en acciones unidireccionales, en las que la única respuesta que se esperaba por parte de los asistentes estaba relacionada con la formalización de la inscripción. Del mismo modo, este departamento era el único que emitía información, proporcionaba imágenes o audios sobre el encuentro.

Sin embargo, la situación actual es muy diferente. De ahí que sea necesario elaborar una estrategia acorde con el momento que estamos viviendo y en relación a las expectativas de los asistentes.

Convocatoria de prensa

Cuando se realiza un evento, además de enviar la convocatoria a los colegios profesionales y a todos aquellos expertos a los que va dirigido, se convoca a los medios de comunicación para que le den cobertura y visibilidad. Conseguir que este sector acuda a la cita o publique el comunicado, depende de múltiples factores y no siempre se consigue la repercusión mediática que se espera o desea.

Ante este panorama, los influencers del sector, concretamente aquellos que poseen un blog profesional con un elevado número de visitas, pueden ser perfectos para lograr el impacto y la promoción anhelada. Por ello, debes tenerlos muy en cuenta y contar con su presencia en alguna de las fases. Son una excelente fuente de información para el sector digital que no debes desaprovechar.

Promoción

Durante las semanas previas al encuentro, resulta fundamental realizar acciones de promoción que consigan atraer la atención de los profesionales a los que nos dirigimos. De ahí que, la creatividad sea uno de los elementos clave en este proceso.

En cualquiera de los casos, es muy recomendable que el posible asistente al evento se sienta protagonista y con predisposición para el engagement. ¿Por qué no hacerlo a través de una story board? Ésta se puede presentar a través de un vídeo, en el que se le anime a participar y, por consiguiente, a inscribirse.

Gracias a las herramientas sociales de las que actualmente disponemos, Twitter, Facebook, Linkedin, Instagram, Youtube…, resulta más sencilla su dinamización y el acceso a nuestro público objetivo. Si hemos sido lo suficientemente originales, quizá podamos conseguir que este mini proyecto audiovisual se convierta en viral y su repercusión supere los niveles esperados.

Recursos

Los perfiles sociales han transformado la forma de comunicarnos. Gracias a ellos, se incorporan alternativas de consulta que van más allá del simple correo electrónico o llamada de teléfono. Por ello, los iconos de acceso deben estar situados en un lugar visible en la web creada para el evento, deben ser actualizados diariamente y responder a todas las preguntas que se le haga en el menor tiempo posible. Resulta por tanto evidente que no sólo son una herramienta de promoción que sirva para captar inscripciones, sino también de comunicación: antes, durante y después, del evento.

Además, si desde el área de comunicación se es activo y se dinamiza el uso del hashtag creado, serán los propios asistentes los que se encargarán de dar visibilidad y fomentar la interacción. Una información que se debe monitorizar, ya ofrecerá información muy valiosa que podremos utilizar para subsanar errores o redirigir una acción.

Material

En relación al material de comunicación que se envía o entrega a los asistentes antes de entrar, os sugerimos que os olvidéis de los tradicionales trípticos y que este concepto lo trasladéis al mundo digital. Gracias a los sistemas de lectura digital, de los que hemos hablando previamente, o la app, que hayáis creado para la ocasión, ya no es necesario ir cargado de papeles molestos que se pueden olvidar en cualquier sitio. Una forma más sencilla, sostenible y económica de acercarnos a los asistentes a “golpe de clic”.

Si quieres saber más sobre este tema, te animamos a que asistas a la III edición del Congreso Universitario “Comunicación y eventos”, que se celebrará del 7 al 9 de mayo en Madrid.

Mantente actualizado y adáptate a cambios.

¡Feliz martes!

Imagen Flickr

 

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