¿Dónde celebro mi evento profesional? La elección de la sede

Hace unas semanas, y con motivo de la celebración del Congreso sobre Turismo y Tecnología de Córdoba, TUROMEYA , os mostrábamos cómo los miembros de la mesa “Congresos y Tecnología”, destacaban la capacidad de Córdoba como ciudad receptora de este tipo de encuentros profesionales, ya que dispone de los recursos necesarios para ello. No obstante, señalaban que uno de sus puntos débiles era la disponibilidad de infraestructura, un tema en el que se confirmó que ya se estaba trabajando.

Este es uno de los puntos más importantes, ya que la elección de la sede es clave para alcanzar el éxito. Esta idea no se refiere sólo a la ciudad que va a acoger a los asistentes, sino también al recinto. De modo que, ¿dónde celebro mi evento profesional?

Eventos profesionales

La ciudad

Esta es una de las primeras decisiones que se han de tener en cuenta, ya que se debe elegir dependiendo de si se trata de un encuentro internacional, nacional o regional. El porqué de esto reside en las comunicaciones, es decir, en ofrecer las máximas comodidades de desplazamiento a los asistentes. De ahí que, las ciudades con aeropuerto sean las preferidas para los eventos internacionales, frente a aquellas que disponen de estación de AVE que son las elegidas para el resto de opciones.

De igual forma, cobran peso aquellas zonas que poseen un entorno cultural y de servicios adecuado para atender a los participantes, es decir, con cierto interés turístico, ya que ese factor cultural es clave a la hora de enriquecer la experiencia y dotar al evento de ese componente de valor añadido, que termine de convertir la cita en “obligada” en el calendario para cualquier congresista indeciso, al margen de lo propiamente académico.

La sede

Aunque puede parecer sencillo, la elección puede suponer uno de los mayores “quebraderos de cabeza” para la organización. Para agilizar este trabajo, existen portales como www.miceinthecloud.com que ofrecen la posibilidad de hacer la reserva online del espacio seleccionado para el evento. Actúa como un buscador que ofrece diferentes opciones en función de los campos que se hayan filtrado (país, ciudad, número de estrellas –en caso de hoteles-, de asistentes, código postal y fecha).

En cualquiera de los casos, hay una serie de ideas que siempre hay que tener en cuenta a la hora de buscar o visitar una sede:

- Número de asistentes que se prevé alcanzar.

- Acciones que se van a realizar, ya que no es lo mismo realizar ponencias simultáneas o habilitar una zona de exposición, que concentrarse todo en una misma sala.

- Servicio adicional de Internet de alta velocidad. En relación al momento que estamos viviendo, es imprescindible que no descuide este punto y que sea igual de accesible para todos los miembros de la sala. De este modo, se incentivará el uso de la aplicación móvil creada para el evento, la participación de los usuarios en las redes sociales y el networking. No hay nada peor que asistir a un evento tecnológico y que los asistentes no puedan hacer uso de ella.

- Facilitar el acceso, es decir, que se pueda llegar a través de diferentes formas de transporte: coche, bicicleta, andando o en autobús.

- Acondicionamiento de las salas, esto es, si posee sillas, butacas, iluminación y material de exposición (proyectores, ordenadores, estrados, micrófonos, etc). Este último punto es fundamental tenerlo muy claro, ya que es básico disponer de todos estos recursos. En caso de que la sede no disponga de ellos, lo recomendable es contratar a una empresa especializada en este tipo de actividades que suministre en forma de pack todos estos servicios.

- Sistemas de calefacción, aire acondicionado y sonido. Es fundamental que ninguno de estos tres falle, ya que son claves para conseguir el bienestar de los asistentes.

Resulta, por tanto, muy importante que la organización tenga muy claro qué quieres ofrecer a los asistentes y qué imagen quieres transmitirles. Esto también le ayudará a decantarse por un sitio u otro y a buscar detalles, que de otro modo se “escaparían”. La delegación de tareas y la contratación de servicios externos siempre agiliza y ayuda a conseguir que los resultados sean realmente los esperados.

Imagen Flickr

 

 

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