Haz que todos asistan a tu próximo evento. Tips para su promoción

Tras definir cuándo y dónde se celebrará un evento, comienza una de las fases más importantes y a la vez complicadas: su promoción. De nada sirve contar con la presencia de los mejores speakers o haber elegido el hotel más impresionante de la zona, si nadie sabe nada de él. Por ello, es fundamental definir con precisión y visión estratégica cuál va a ser el plan de marketing en materia de difusión que se va a desarrollar. Para que éste sea efectivo, no se deben olvidar algunos de los agentes más importantes: la tecnología y la comunicación.

Organización eventos

Organización eventos

Aunque hay acciones que se repiten, es recomendable distinguir entre eventos cerrados y abiertos. En el primero de los casos, contaremos con una lista cerrada de asistentes, mientras que el segundo estará abierto a cualquier persona que esté interesada en la temática. Para que la estrategia esté más personalizada y se ajuste mejor a los objetivos, vamos a partir de esta clasificación para proponeros una serie de recomendaciones que favorecerán la promoción de esta cita.

Promocionar un evento cerrado

 Tecnología

Una de las cosas que más valoran los asistentes a este tipo de actos es la accesibilidad a toda la información relacionada con la cita: horarios, localización, acceso a contenidos de interés, compra de entradas, registro de asistencia, etc. Es fundamental que ellos dispongan de un sitio de referencia al que recurrir para acceder a este tipo de datos. Por ello, las web propias del evento son una herramienta imprescindible.

Éstas no sólo son útiles para ellos, sino también para la organización, ya que les permite gestionar todos los datos que los interesados hayan dejado en su formulario de inscripción y desarrollar acciones más personalizadas en relación a ellos.

Esta idea, además, se puede potenciar con el desarrollo de una app. Sin duda, una buena carta de presentación que facilita el acceso a los contenidos desde cualquier dispositivo móvil (tablet o Smartphone).

Comunicación

La estrategia de comunicación que se debería llevar en esta ocasión, es bastante diferente a la que se aplicaría en los eventos abiertos. Al disponer de una lista cerrada de asistentes, es más sencillo elegir las herramientas con las que acceder a ellos. Una de las que mejor funciona es el email marketing.

Este tipo de campañas tienen la misión de informar a los interesados de todo lo relativo al evento: fecha, web de registro, speakers, localización, recursos disponibles…Además de motivarlos para que se descarguen la app y accedan al site, desde el que podrán acceder a estos y muchos más datos.

Por la naturaleza de este tipo de encuentros, existe la posibilidad de elegir medios sociales propios (un timeline dentro de la propia aplicación) o externos, en los que compartir sus impresiones antes, durante y después. Son una excelente herramienta de promoción y comunicación de la que no se puede prescindir.

Promocionar un evento abierto

Tecnología

Este punto, apenas sufriría algún tipo de variación respecto al caso anterior, ya que tanto la web del evento como la app, son acciones imprescindibles tanto en eventos cerrados como abiertos.

No obstante, si quieres captar la atención del público para conseguir que estos se suscriban, nuestra sugerencia es que también recurras a otras opciones de última tecnología que fomenten su participación. Por ejemplo, las acciones realizadas con realidad aumentada (como puede ser a través de Layar) están obteniendo muy buenos resultados, ya que los posibles interesados reciben una imagen actual e innovadora de nosotros.

Comunicación

Sin duda, los medios de comunicación pueden ser nuestras mejores herramientas de difusión. Por ello, se deberá enviar una nota de prensa a diferentes periodistas de nuestro sector, redacciones, agencias de prensa o bloggers para que lo publiquen. Además, y haciendo uso de bases de datos de encuentros anteriores, ésta también debe llegar a aquellos que han participado en otras ediciones, por medio de una newsletter.

A diferencia del caso anterior, en este modelo sólo se puede recurrir a redes sociales externas (Facebook, Twitter, LinkedIn), etc. En relación al público objetivo, ellas nos permitirán acceder a él y darlo a conocer entre aquellos que no tenían constancia de nuestra existencia. Además, son una excelente herramienta para aclarar dudas, interactuar con los posibles participantes, captar inscripciones y conocer las expectativas de quienes van a asistir.

Esperamos que estos pequeños tips os hayan ayudado. Y como os decíamos al principio, no descuidéis nunca la promoción de vuestros eventos. Es un pieza clave que os ayudará a que sea todo un éxito.

 Imagen Flick 

 

 

 

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