Herramientas básicas para un organizador de eventos

La organización de cualquier evento profesional requiere de un exhaustivo trabajo de planificación, que permita controlar sus diferentes fases y no descuidar ningún detalle. Son muchos los elementos que se han de tener en cuenta, por ello, es imprescindible recurrir a diversas herramientas tecnológicas que agilicen el trabajo, ahorren costes y sean accesibles en cualquier momento. Del mismo modo, no se deben obviar aquellos recursos destinados a la difusión. De nada sirve preparar el mejor encuentro del año si no alcanzamos una repercusión mínima.

Porque queremos hacer que tu trabajo sea más fácil y que tu próxima cita sea todo un éxito, en este post te mostraremos algunas de las herramientas online básicas, que seguro te serán de gran utilidad para la realización de este tipo de actividades. ¿Quieres saber cuáles son?

Herramientas para organizadores de eventos

Herramientas para organizadores de eventos

Herramientas de organización

                Sistemas de gestión vinculados a web de registro y app del evento

Este tipo de servicios te permitirá agilizar tareas, tales como: la gestión de las necesidades logísticas en tiempo real (como los viajes y el alojamiento de los participantes), el control de asistencia, determinar el perfil de los invitados, personalizar acciones, realizar búsquedas avanzadas, elaborar informes, entre otras muchas. Además, toda esta información permanecerá almacenada en la nube, por lo que cualquier miembro de la organización podrá acceder a ella en cualquier momento.

Para más información acerca de este tipo de servicios, os dejamos un enlace este post:  “Qué debe tener un buen servicio de gestión en la nube para eventos”

Por otra parte, debes saber que otra de las ventajas que caracteriza a este tipo de servicios está relacionada con la gestión de la asistencia, ya que gracias a ellos es posible olvidarse de las largas colas a la entrada. La mayoría de ellos generan entradas con códigos QR o Sistemas NFC, que es posible descargar en cualquier dispositivo móvil, que bastará con mostrar a la entrada del encuentro. Adiós a las colas y a las largas listas en papel.

                Sistemas de votación en vivo

Como ya os adelantábamos en un post anterior, este servicio de dinámicas interactivas con la audiencia permite obtener información de los asistentes, a través del lanzamiento de una pregunta, que estos pueden responder a través de su Tablet o Smartphone. Es un recurso muy útil, que permite generar dinámicas de conversación, hacer validaciones in-situ  y aumentar la tasa de respuesta.

Aunque esto se puede hacer a través de los tradicionales mandos a distancia, esta opción es mucho más innovadora y está más acorde con los hábitos de los participantes, ya que les resulta más natural.

Herramientas de difusión

Email marketing

Para que la información llegue a todo el mundo es necesario disponer de un servicio de email marketing, con el que informar de todo lo relativo al encuentro profesional. Para que éste no acabe convirtiéndose en spam, debes elaborar una base de datos en la que sólo aparezcan aquellas personas a las que verdaderamente les interese el evento. Del mismo modo, debes cuidar mucho el diseño, el texto y la frecuencia de envío para evitar que se produzca un efecto contrario al deseado.

Por ello, lo más apropiado es que te dejes asesorar por expertos que te diseñen y aconsejen acerca del lanzamiento y elaboración de tu campaña.

Blog y Redes Sociales

Además de la herramienta anterior, no debes olvidar disponer de un blog y un perfil en varias redes sociales, que te permitan llegar a un mayor número de personas. Especialmente a aquellas que no están en tu base de datos, pero que son potenciales.

Estas dos opciones, te serán muy útiles durante todas las fases del evento (antes, durante y después), ya que no sólo te ayudarán en la promoción, sino que también te ofrecerán información de gran utilidad para el desarrollo de la cita.

Este servicio también es recomendable dejarlo en manos de expertos que controlen todo el proceso: diseñar el plan de marketing, lanzar los impactos, monitorizar la actividad… y, como no, extraer información de utilidad con la que detectar posibles fallos o encontrar puntos de interés.

Estos son sólo algunas de las posibilidades que la tecnología te puede ofrecer, pero sin duda no son las únicas. Si aún no estás haciendo uso de ellas, contacta con nosotros.

Imagen: Flickr  

Esta entra ha sido posteada en Eventos.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

*


*

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>