Herramientas clave que todo organizador de eventos necesita

Ser organizador de eventos es una de las profesiones más bonitas, pero también una de las más estresantes. Por ello, es importante que los especialistas en esta materia dispongan de una serie de herramientas básicas, con las que agilizar su trabajo y acercarse más a los invitados. ¿Quieres saber son?

Como imaginarás, según el momento en el que te encuentres deberás recurrir a aquellos recursos  con los que alcanzar los objetivos previstos.

Antes del evento

Para atraer al público, es fundamental desarrollar una campaña de marketing con la que promocionar y dar a conocer el contenido. Tanto para los eventos cerrados como abiertos, es imprescindible disponer de una serie de herramientas con las que hacer efectiva la difusión del encuentro y gestionar la asistencia:

Herramientas clave que todo organizador de eventos necesita

Herramientas clave que todo organizador de eventos necesita

- Redes sociales externas o propias:  una de las mejores formas de publicitar tu próxima cita, es a través de las redes sociales. Sin embargo, dependiendo de la naturaleza del encuentro puedes recurrir a los tradicionales perfiles de Facebook, Twitter y Linkedin, entre otros, o desarrollar unas propias. Esta última opción es perfecta si lo que deseas es que se establezca una comunicación más íntima y controlada entre los participantes.

-  Web propia de inscripción: sin ella, los interesados en asistir se encontrarán totalmente perdidos, ya que será su punto de referencia para consultar cualquier tipo de duda. Recuerda, debe tener un diseño responsive para que pueda ser consultada desde cualquier dispositivo.

-  Sistema cloud de gestión: una de las opciones que no debe faltar en tu site, es la posibilidad de que los asistentes se pueden inscribir en ella y hacer efectivo el pago, a través de una plataforma. Esto te permitirá obtener información detallada de sus perfiles y poder acceder a ella, siempre que lo necesites y desde cualquier lugar.

-  Email Marketing: pero no sólo las redes sociales ayudan a promocionar un evento, sino también el email marketing. Por ello, te recomendamos que no lo descuides y que lo consideres una pieza más de la que no debes prescindir.

Durante el evento

- Sistemas de control de asistencia: gracias a ello, evitarás las temidas colas y agilizarás mucho la recepción. Recuerda, la primera impresión es una de las más importantes. Por eso, no hagas que tus asistentes tengan que esperar.

Aplicaciones: los Smartphones y Tablet son recursos imprescindibles en nuestro día a día. Por ello, las aplicaciones móviles o web apps son la mejor forma de conseguir que los asistentes participen más en el evento y se conviertan en protagonistas. Como imaginarás, estas pueden incluir todo tipo de pestañas, algunas de las que te recomendamos nosotros son: voto en directo, acceso a las redes sociales o TimeLine, información útil sobre la cita, planos, sistemas de transporte, etc.

Después del evento

Sistema de encuesta: es básica para conocer la opinión de los asistentes, potenciar aquello que más ha gustado y corregir fallos o eliminar aquello que no ha gustado al público, una vez que todo ha acabado.

- Email Marketing: y como colofón final, siempre es interesante que envíes un email a todos los que han participado en el encuentro. En él, no sólo puedes agradecerles que hayan acudido, sino también mostrarles dónde pueden encontrar información interesante sobre las ponencias o sugerirles que propongan temas que les gustaría tratar en ediciones posteriores.

Como ves, estas son sólo algunas de las opciones básicas que te serán de gran utilidad. Sin embargo, existen muchas otras opciones que pretenden hacerte la vida más fácil. Llámanos, y te ayudaremos.

Feliz mes de Julio ;)

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