Novedades tecnológicas muy útiles para tu próxima convención

El lanzamiento de un nuevo producto, el inicio de una nueva etapa o la puesta en marcha de un innovador sistema de gestión son algunos de los motivos más comunes por los que una empresa decide celebrar una convención para todos sus empleados, o para su red comercial. Este tipo de encuentros son el momento perfecto para que la compañía pueda conocer la opinión de sus integrantes y fomentar el networking entre los asistentes.

A diferencia de lo que sucedía hace unos años, este tipo de citas se han transformado y los participantes no son pasivos, sino que entran a formar parte de todas las actividades que se organizan a través de sus comentarios o acciones. Esto ha sido posible gracias al desarrollo tecnológico y a su consiguiente aplicación al mundo de los eventos. Por ello, este componente debe ser una pieza imprescindible, que no debe faltar.

El uso de la tecnología en convenciones profesionales

El uso de la tecnología en convenciones profesionales

Tecnología para la organización

Uno de los sectores que más se ha beneficiado del auge de la digitalización es el de la organización de eventos. Atrás quedaron ya los envíos masivos de cartas y los costosos call centers dimensionados al efecto. Ahora, las webs propias para eventos permiten informar de forma masiva a todos los interesados, mientras se ahorran costes y tiempo de gestión.

Además de su función informativa, es una excelente fuente de información para la organización. Gracias a sistemas, basado en la tecnología cloud computing, la base de datos relacionada con el registro de asistentes se realiza de forma automática. En ella, se pueden incorporar todos los campos que se deseen en relación a los datos que se necesiten obtener de los participantes.

Otra de las acciones más comunes, y a la que no se debe renunciar en cuestiones de promoción, son las campañas de email marketing. Aunque siempre se envían al principio para informar de la convocatoria, la experiencia nos ha demostrado que también son muy útiles cuando éste ya ha acabado. En este último caso, se recomienda incorporar una valoración final y otros contenidos de interés, como pueden ser fotos, vídeos, enlaces a presentaciones, etc.

Tecnología para los asistentes

Para hacer más accesible y dinámica una convención, es recomendable realizar acciones que estén vinculadas a la rutina de los asistentes. En esta línea, cobran especial importancia los dispositivos móviles.

Los Smartphones y Tablets abren un mundo de posibilidades que se debe potenciar. Es por ello por lo que, la web propia del evento debe disponer de un diseño responsive. De igual forma, no se debe desechar la opción de desarrollar una App nativa para este tipo de dispositivos.

Aprovechando el auge de las redes sociales, éstas pueden convertirse en un punto de encuentro desde el que fomentar el networking y la participación, antes, durante y después. Según el objetivo que se pretenda conseguir, se puede plantear la posibilidad de crear una propia (generada especialmente para la ocasión) o utilizar una externa (Twitter, Facebook, Linkedin…). En ambos casos, se pueden diseñar múltiples acciones, que deberán ser dinamizadas y monitorizadas por un community manager.

Sistemas de votación en vivo, herramientas para el envío de preguntas a los spearkers y dinamización de las ponencias, o retransmisión en streaming vienen a completar un amplio abanico de soluciones tecnológicas posibles.

Finalmente, y posiblemente una de las que más agradecen los asistentes a eventos es el control de asistencia automatizado. Gracias a los códigos QR, códigos de barra o, los casi recién llegados, sistemas NFC ya no hay que esperar largas colas para entrar.

Si estás organizando una convención para tu red u organización, no dejes escapar las oportunidades que la tecnología te puede ofrecer. Estamos seguros de que mejorarán tus resultados. Si quieres que te asesoremos acerca de las diferentes posibilidades, contacta con nosotros. Te podemos ayudar.

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