Qué debe tener un buen servicio de gestión en la nube para eventos

Posiblemente, una de las tareas más complicadas para los organizadores de eventos sea la gestión de invitados. Sin embargo, gracias a los sistemas cloud computing este proceso ahora es mucho más sencillo y rápido.

El mercado actual ofrece múltiples posibilidades (gratuitas o de pago) que, en ocasiones, impiden ver cuál es la más conveniente para nuestro encuentro. Por ello, en este post queremos mostraros qué elementos debe contener un buen servicio de gestión en la nube.

Organización eventos

Organización eventos

Gestión

Esta herramienta debe permitir que la organización pueda disponer de un formulario personalizado de inscripción, en el que se incorporen tantos campos como sean necesarios para la correcta organización del encuentro. De manera que, sea posible recoger información personal y preferencias de los asistentes (por ejemplo, asistencia a actividades o gustos gastronómicos), con el objetivo de incorporar detalles personalizados que fomenten el engagement.

En esta misma línea, se encuentra la gestión de los sistemas de transporte y el alojamiento de invitados. En los que los participantes pueden seleccionar sus preferencias de traslado, descargar tarjetas de embarque, etc. Una herramienta imprescindible de cara a las agencias de Meeting & Event, para acciones en las que se debe realizar una emisión de billetes aéreos/terrestres, bloqueo de habitaciones de hotel y servicios relacionados.

Del mismo modo, resulta importante que a través de esta plataforma sea posible tener controlada la confirmación de asistencia, así como los sistemas de pago de entradas (paypal, tarjeta de crédito, transferencia, etc). En este punto, hay que destacar que los sistemas de gestión gratuitos suelen llevarse un porcentaje del precio de venta y, lo que puede ser más crítico, son ellos los que realizan el cobro, bloqueando el 100% del montante facturado a los participantes hasta después de la celebración del evento (una vez descontada su comisión). Una acción, que puede tener cierta implicación en el flujo de la tesorería y financiación del evento para los promotores/organizadores del mismo. En este sentido, siempre se recomienda utilizar pasarelas de pago propias, que permitan controlar todo el proceso de cobro y, lo más importante, conocer el total recaudado.   

Promoción

Otra de las acciones que necesita una atención especial es la promoción. Por ello, no olvides que un buen servicio de gestión en la nube debe permitirte disponer de una web propia, en la que aparezca toda la información relativa al encuentro, además de los botones sociales, que faciliten al usuario compartir el contenido que aparece en ella.

Por otra parte, también se debe contratar un servicio de email marketing con el que hacer extensivo el evento a todo el mundo. Pese a lo que algunos creen, éste sigue siendo un excelente canal de información para obtener conversiones.

Organización

Antes del evento, los asistentes inscritos deben recibir un email con las últimas indicaciones en el que se adjunte la acreditación. Para facilitar el control de asistencia, un buen servicio de gestión en la nube suele generarlas con un código de lectura (QR o sistemas NFC), para agilizar el control de acceso y eliminar las molestas colas que se suelen producir en la entrada.

Adaptabilidad

Con el fin de mejorar su accesibilidad, esta herramienta debe estar diseñada para que se pueda acceder desde cualquier dispositivo móvil, sin que esto afecte a la calidad del servicio. 

Mantenimiento y soporte

Una de las principales diferencias entre los sistemas de gestión gratuitos y de pago, es el nivel de respuesta en caso de problema o duda por parte del equipo del soporte. En el primer caso, probablemente tengamos que ceñirnos al canal de atención al cliente y esperar a que quien nos atienda en esa ocasión nos dé solución al problema. Por el contrario, los sistemas de pago, disponen de consultores asignados al proyecto,  que cuentan con un alto conocimiento del mundo de los eventos profesionales. Este último es un factor determinante si se pretende hacer una gestión cómoda y eficaz.  

Análisis

Y como comentábamos en anteriores post, el análisis de los datos es una de las partes más importantes, ya que te permite evaluar el resultado de las acciones. Por ello, asegúrate de que tu proveedor te ofrezca un informe con esta información o te permita acceder a ella para poder elaborarlo por ti mismo.

Estos son algunos de los puntos básicos que siempre debes tener en cuenta cuando contrates un sistema de gestión en la nube para eventos.

Nuestro consejo, apuesta por un servicio completo que no se limite exclusivamente a la herramienta en sí misma y que incluya un asesoramiento y soporte técnico adecuado, antes y durante la duración del proyecto.  Notarás la diferencia.

 Imagen Flickr 

 

 

 

 

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