Qué no puede faltar nunca en un evento profesional

Hace mucho que la tecnología llegó al mundo de los eventos. Este, al igual que el resto de sectores, necesita estar continuamente renovándose y ofreciendo a los organizadores de este tipo de encuentros las últimas novedades. Es cierto que cada vez son más los que apuestan por la digitalización de algunas de las acciones y se benefician de sus múltiples opciones, sin embargo, aún existe un porcentaje que se resiste a abandonar los métodos tradicionales, bien por falta de presupuesto o porque no terminan de identificar los beneficios que reporta a su organización. Si para tu próxima cita has decidido cambiar tu estrategia y apostar por soluciones digitales innovadoras, pero no sabes muy bien a qué herramientas recurrir, aquí te dejamos algunas de ellas que te serán de gran utilidad.

Qué no puede faltar en un evento

Qué no puede faltar en un evento

Check-in (Easy Check-in by Captative) para controlar los accesos

Una de las cosas que más agradecerán tus asistentes es no tener que esperar una larga cola para acceder a tu evento profesional. Esto lo puedes conseguir si recurres a un sistema de acceso check-in, basado en la lectura de códigos QR que se generan directamente en el Smartphone o Tablet tras el registro online previo y que permite, entre otros, obtener un feedback en tiempo real acerca de la asistencia y el flujo de personas en el evento.

Web/Web-app/App-nativa

Para que la dinámica anterior sea completa, es fundamental disponer antes del evento de  una web propia creada para la ocasión. A través de ella, los usuarios podrán inscribirse, realizar pagos y acceder a toda la información relativa sobre la cita según sea el caso: programa del encuentro, reserva de hoteles, compra de billetes de avión, conocer las vías de acceso, etc.

Además, si quieres acercar esta información a tus participantes, puedes ofrecerles la posibilidad de llegar a ella a través de una web-app o app nativa. Cualquiera de estas dos opciones, permitirá un acceso directo a la información en el que encontrarán todo lo que necesitan.

Social Wall del evento (Timeline by Captative) y Sistema de votación o encuestas de valoración (Vote by Captative)

Pero la web-app o app-nativa de tu evento no sólo puede ser útil como canal unidireccional, sino que a través de ella puedes hacer que los usuarios se conviertan en los protagonistas del encuentro a través de su participación por medio del social Wall del evento o el sistema de votación. Gracias a este tipo de servicios, podrás elaborar acciones que te permitirán conocer su opinión acerca de diversas cuestiones y favorecer la interacción y el networking entre ellos.

Dashboard

Como siempre os decimos, la fase de analítica es importantísima en los eventos profesionales. A diferencia de lo que sucedía hasta hace muy años, esta no sólo es necesaria al final, sino también antes y durante. Gracias a ella, es posible facilitar a las marcas y organizadores de eventos, una visión real del alcance de los objetivos, imprescindible para justificar o no la inversión realizada.

En este sentido, el dashboard transforma los datos recogidos de los principales indicadores (KPI) en información útil, que se presentan a través de una representación gráfica que te ayudará a tomar decisiones importantes para optimizar tu estrategia, adelantarte a las necesidades de los participantes, adecuar los servicios a las necesidades reales de la convención, congreso o conferencia, con un consecuente reducción de gastos y aumento de la rentabilidad.

Algunas de las KPI a las que podrás acceder desde este servicio son: porcentaje de inscritos confirmados, nivel de ocupación de los hoteles, gráficas con las cantidades (€) cobradas por contratación de servicios a la agencia de viajes (Aéreos, hotel, etc.), alertas activas o actividad de la plataforma (Usuarios activos, etc), entre otras.

Como ves la tecnología tiene grandes oportunidades que ofrecerte. Gracias a ella, las relaciones entre los asistentes serán muchos más fluidas, conseguirás situarlo en el centro de todas tus acciones y estas últimas serán mucho más precisas. Recuerda, ahora el protagonista es él.

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