Software para organización de eventos, ¿gratuitos o a medida?

Cuando se organiza un evento, congreso o convección una de las cuestiones que más preocupa a los organizadores es la confirmación de asistencia. De ello dependen múltiples detalles logísticos: la adecuación de los espacios contratados, la emisión de servicios de transporte o el bloqueo de habitaciones de hotel, entre otros. En este sentido, resulta fundamental recurrir a sistemas de gestión que nos ayuden a obtener un feedback por adelantado y/o a generar audiencia en el caso de congresos o conferencias.

Imagen: Flickr.

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Para ello, las agencias de viajes, comunicación y OPC´s llevan años utilizando Internet como medio para comunicar y gestionar eventos profesionales. Atrás queda ya, la gestión tradicional basada en Call-centers y las bases de datos no unificadas. Planteamientos que no generaban retorno ni favorecían el networking.

Con el objetivo de llevar a cabo estas tareas, encontramos en la red algunas soluciones estándar basadas en la idea “hazlo tú mismo”, frente a los servicios de consultoría profesional ofrecidos por empresas de desarrollo web especializadas en eventos profesionales. Ambos planteamientos ofrecen sistemas y software basados en la nube. Sin embargo, no son servicios del todo comparables, pese a los que podríamos pensar en un principio.

El primero de ellos se caracteriza por ofrecer la posibilidad de organizar él mismo la gestión de entradas, registro de ventas online, formularios de inscripción o el control de asistencia, entre otras múltiples opciones. Lejos de la complejidad que puede suponer su primera toma de contacto, estos se presentan como una opción sencilla y accesible para cualquier persona que esté al frente de este tipo de actividades. Otro de sus principales reclamos son las tarifas “a medida” o la gratuidad del servicio. En relación al tipo de evento (free o de pago) o la cantidad de módulos que se desean contratar (email marketing, web del evento, control de asistencia, venta de entradas, etc) el usuario paga un coste fijo determinado por esto.

Por el contrario, los sistemas de gestión ofrecidos por consultores especializados, por un precio no muy superior, ofrecen un soporte técnico personalizado, que permite definir y orientar al cliente, de forma honesta y complemente profesional, hacia cuál es la mejor opción en su caso. Esto supone un servicio (Ad-hoc), que permite ajustar el sistema a las necesidades reales de cada evento, con resultados óptimos en términos de diferenciación y calidad. Además, de un trato muy cercano y un seguimiento técnico real durante todo el proyecto, con el que se garantiza la resolución de cualquier incidencia en el menor tiempo posible.

Al igual que en el caso de los sistemas estándar, los costes se determinan en función de los módulos que se contratan, siendo el tiempo de entrega del proyecto muy corto. Esta opción permite que los organizadores puedan dedicarse a otro tipo de tareas y no tengan que preocuparse por cuestiones técnicas. Además, para conseguir una mayor efectividad en los envíos de eMail-Marketing, estos pueden ser realizados por el personal técnico, quien también se encargará de su monitorización y analítica.  Así como, del tratamiento de datos de los participantes y su carga en el sistema. Un servicio conocido como “llave en mano”, que se refiere a la responsabilidad que tiene la empresa consultora de seguir y cuidar el proyecto desde el momento en el que el cliente contrata sus servicios.

Imagen: Flickr.

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Entre las posibilidades de implementación que ofrecen este tipo de servicios se encuentran:

- Web informativa del evento

- Multi-idioma

- Gestión de participantes

- Streaming web / multimedia

- Estadísticas e informes en tiempo real

- eMail-marketing

- Agendas a medida

- Gestión de planes de viaje y alojamiento

- Descarga de billetes y bonos de hotel

- Registro y acreditación

- Emisión de facturas

- Encuestas y formularios de valoración

- Web-App móvil

- Sistemas de mensajería y networking

- Accesos al evento mediante códigos de barras / QR

- y mucho más…

En resumen, ambos sistemas son muy similares, sin embargo, no pueden ser comparables desde un punto de vista cualitativo, sobre todo, si tenemos en cuenta que en muchas ocasiones van de la mano en cuanto a costes. Por ello, desde Captative te sugerimos que si estás pensando en organizar algún evento en los próximos meses y pretendes ofrecer una imagen profesional y de diferenciación a los asistentes, te dejes aconsejar por consultores especializados. Haz que tu evento sea único.

www.captative.com

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